Zarządzenie Nr 38/2019
Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku
z dnia 28 października 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Białymstoku

Na podstawie art. 11-15 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) oraz § 13 pkt 18 Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 31/2019 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku z dnia 4 października 2019 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku, zarządza się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Białymstoku stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr 37/2012 r. Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku z dnia 29 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Białymstoku.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Janina Mironowicz
Dyrektor
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku

Załącznik do Zarządzenia Nr 38/2019
Dyrektora
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku
z dnia 28 października 2019 r.

REGULAMIN
NABORU NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE
W TYM NA KIEROWNICZE STANOWISKA URZĘDNICZE
W WOJEWÓDZKIM URZEDZIE PRACY W BIAŁYMSTOKU

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1

1. Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Białymstoku, o których mowa w art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282), zwanej dalej w skrócie „Ustawą”.
2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) WUP - należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku,
2) Dyrektorze WUP – należy przez to rozumieć Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku,
3) Komisji – należy przez to rozumieć Komisję Rekrutacyjną przeprowadzającą nabór,
4) BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej WUP w Białymstoku,
5) wolnym stanowisku urzędniczym - należy przez to rozumieć wolne stanowisko urzędnicze, w tym wolne kierownicze stanowisko urzędnicze, na które, zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy danej jednostki lub na które nie został przeniesiony inny pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik.
6) kandydacie - należy przez to rozumieć kandydata/ kandydatkę, biorących udział w procedurze naboru w WUP,
7) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika/pracownicę WUP.

§ 2

1. Nabór kandydatów zatrudnianych na podstawie umowy o pracę na stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, w WUP jest otwarty i konkurencyjny.
2. Nabór kandydatów zatrudnianych na podstawie umowy o pracę na stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze odbywa się w oparciu o zasadę równego traktowania kobiet i mężczyzn.
3. Nabór kandydatów na stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze organizuje Dyrektor WUP, jako kierownik samorządowej jednostki organizacyjnej.
4. Decyzję o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej podejmuje Dyrektor WUP w oparciu o potrzeby WUP.
5. Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na stanowisku urzędniczym w WUP, może być osoba, która spełnia wymagania określone w art. 6 ust. 1 i 3 Ustawy.
6. Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na kierowniczym stanowisku urzędniczym w WUP, może być osoba, która spełnia wymagania określone w art. 6 ust. 4 Ustawy.

Rozdział II
Procedura naboru na stanowisko urzędnicze

§ 3

1. Etapy naboru na stanowisko urzędnicze:
1) ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym oraz o naborze kandydatów na to stanowisko,
2) powołanie Komisji Rekrutacyjnej,
3) przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych, od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku urzędniczym w WUP,
4) weryfikacja formalna dokumentów aplikacyjnych,
5) ustalenie listy kandydatów, którzy spełnili wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze,
6) przygotowanie i przeprowadzenie testów kwalifikacyjnych, sprawdzających wiedzę merytoryczną, znajomość języków obcych,
7) przeprowadzenie końcowej rozmowy kwalifikacyjnej,
8) sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru,
9) podjęcie decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy o pracę,
10) upowszechnienie i ogłoszenie wyników naboru.

§ 4

1. Ogłoszenie, o wolnym stanowisku urzędniczym w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w BIP oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie WUP, ul. Pogodna 22, II piętro.
2. Ogłoszenie o naborze kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze, zawiera:
1) nazwę i adres jednostki,
2) określenie stanowiska urzędniczego,
3) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
4) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku,
5) informację o warunkach pracy na danym stanowisku,
6) informację czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w WUP, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%,
7) wskazanie, czy poza obywatelami polskimi, o stanowisko mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
8) wskazanie wymaganych dokumentów,
9) określenie terminu i miejsca składania dokumentów,
10) informację o konieczności złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków: posiadania obywatelstwa polskiego, posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystania z pełni praw publicznych, niekaralności za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, posiadania nieposzlakowanej opinii,
11) sposób powiadamiania kandydatów, którzy spełnili wymagania formalne,
12) postępowanie z dokumentami aplikacyjnymi po zakończonej procedurze naboru.
3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 10 stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. Termin do składania dokumentów aplikacyjnych, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP.

§ 5

1. W uzasadnionych przypadkach, np. tworzenia wieloosobowego stanowiska pracy lub organizowania nowego wydziału/oddziału uwzględniającego w swej strukturze jednorodne stanowiska pracy, dopuszcza się zlecenie przeprowadzenia procesu rekrutacji na wolne stanowiska urzędnicze specjalistycznej firmie zewnętrznej.
2. Wybór firmy zewnętrznej do przeprowadzenia procesu rekrutacji następować będzie w oparciu o przepisy dotyczące przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Przeprowadzenie naboru na stanowisko urzędnicze przez firmę zewnętrzną obejmuje etapy naboru określone w § 3 pkt 2-8 niniejszego Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 4 pkt 4.
4. WUP przekaże firmie zewnętrznej przeprowadzającej rekrutację niezbędne informacje dotyczące:
1) określenia wymagań związanych ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które są dodatkowe,
2) wskazania zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym,
3) wskazania wymaganych dokumentów,
4) testy kwalifikacyjne sprawdzające wiedzę merytoryczną.
5. Informacje o wynikach poszczególnych etapów naboru przekazuje kandydatom firma zewnętrzna.
6. Firma zewnętrzna przeprowadzająca rekrutację prowadzi wszelkie czynności rekrutacyjne w oparciu o przepisy Ustawy oraz zapisy niniejszego Regulaminu.
7. Osoby biorące udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu rekrutacji są wyłączone z uczestnictwa w naborze.
8. W procesie rekrutacji zleconemu firmie zewnętrznej, uczestniczy, jako członek Komisji, wskazany przez Dyrektora WUP pracownik.

§ 6

1. Komisję powołuje Dyrektor WUP z wyłączeniem przypadku określonego w § 5, niezwłocznie po umieszczeniu ogłoszenia o naborze w BIP oraz na tablicy informacyjnej WUP, nie później niż w ostatnim dniu składania dokumentów aplikacyjnych przez kandydatów.
2. W skład Komisji wchodzą:
1) w przypadku naboru na stanowisko, o którym mowa w § 2 ust. 5:
a) Dyrektor WUP lub jego zastępca,
b) kierownik komórki organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór na stanowisko urzędnicze lub jego zastępca,
c) kierownik Wydziału Organizacji i Kadr lub inny pracownik tego Wydziału upoważniony przez Dyrektora WUP,
d) pracownik prowadzący zagadnienia kadrowe, pełniący rolę sekretarza Komisji (bez prawa głosu).
2) w przypadku naboru na stanowisko, o którym mowa w § 2 ust. 6:
a) Dyrektor WUP,
b) zastępca Dyrektora WUP, pionu do którego prowadzony jest ten nabór,
c) kierownik Wydziału Organizacji i Kadr lub inny pracownik tego Wydziału upoważniony przez Dyrektora WUP,
d) pracownik prowadzący zagadnienia kadrowe, pełniący rolę sekretarza Komisji (bez prawa głosu).
3. Prace Komisji są prowadzone jeśli w posiedzeniu bierze udział co najmniej ¾ jej składu.
4. Członkiem Komisji nie może być osoba, która jest małżonkiem kandydata lub jego krewnym albo powinowatym do drugiego stopnia wyłącznie, albo pozostaje wobec niego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić wątpliwości co do bezstronności postępowania.
5. Komisja działa do czasu zakończenia wszystkich czynności przewidzianych w niniejszym Regulaminie.

§ 7

1. Po umieszczeniu ogłoszenia o naborze w BIP i na tablicy informacyjnej WUP następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku urzędniczym w WUP.
2. Na dokumenty aplikacyjne składają się:
1) list motywacyjny,
2) kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
3) oświadczenie kandydata, o którym mowa w § 4 ust. 3,
4) kopie dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia,
5) kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
6) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe,
7) dokument potwierdzający znajomość języka polskiego - dotyczy obcokrajowców,
8) kandydat, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w § 12 ust. 4, jest obowiązany do złożenia kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
3. Dokumenty aplikacyjne składane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie przyjmowane są w formie pisemnej.
4. Dokumenty aplikacyjne kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w WUP składane są osobiście lub przesyłane pocztą, w terminie określonym w ogłoszeniu.

§ 8

1. Po upływie terminu do składania dokumentów aplikacyjnych, Komisja przystępuje do ich oceny pod kątem zgodności z wymaganiami formalnymi zawartymi w ogłoszeniu.
2. Celem oceny jest porównanie danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych z wymogami formalnymi określonymi w ogłoszeniu oraz stwierdzenie ich kompletności.
3. W wyniku analizy dokumentów następuje ustalenie listy kandydatów, którzy spełnili wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze i dopuszczenie ich do dalszego etapu naboru.
4. Sporządzona w porządku alfabetycznym lista kandydatów zawiera imiona i nazwiska kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
5. O terminie oraz miejscu przeprowadzenia dalszego postępowania kwalifikacyjnego, kandydaci którzy spełnili wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze są powiadamiani telefonicznie lub poprzez e-mail.

§ 9

1. Komisja, wobec kandydatów, którzy spełnili wymagania formalne określone w ogłoszeniu, przeprowadza pisemny test kwalifikacyjny, składający się z 20 pytań, z zakresu:
1) znajomości przepisów prawa, dotyczących zadań realizowanych na danym stanowisku,
2) wiedzy z zakresu funkcjonowania administracji samorządowej,
2. Celem pisemnego testu kwalifikacyjnego jest sprawdzenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania określonej pracy.
3. Przygotowanie treści pytań testowych należy do kierownika komórki organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór. Zestaw pytań testowych podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora WUP.
4. Zestaw pytań powielony w liczbie egzemplarzy odpowiadającej liczbie osób spełniających wymagania formalne, w zaklejonych, opieczętowanych kopertach przechowywany jest przez sekretarza Komisji do dnia przeprowadzenia testu. W dniu przeprowadzenia testu następuje otwarcie koperty i ujawnienie treści pytań.
5. Podczas testu kwalifikacyjnego w pomieszczeniu wraz z kandydatami mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji.
6. Każde pytanie punktowane jest w skali od 0 do 1 punktów. W sumie z testu kwalifikacyjnego można maksymalnie otrzymać 20 punktów.
7. Kandydaci, którzy uzyskają minimum 12 punktów (60%) przechodzą do dalszego etapu naboru, tj. do rozmowy kwalifikacyjnej.

§ 10

1. W przypadku określenia w ogłoszeniu o naborze, w wymaganiach niezbędnych, wymogu znajomości języka obcego, Komisja wobec kandydatów, którzy spełnili wymagania formalne określone w ogłoszeniu, przed testem z wiedzy merytorycznej określonym w § 9, przeprowadza test sprawdzający znajomość języka obcego.
2. Przepisy § 9 ust. 3, 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
3. Pozytywny wynik testu z języka obcego (minimum 60% sumy punktów możliwych do uzyskania) jest podstawą dopuszczenia kandydata do testu kwalifikacyjnego, sprawdzającego wiedzę merytoryczną.

§ 11

1. Komisja przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną, na podstawie wcześniej przygotowanego zestawu pytań.
2. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem, weryfikacja informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych, oraz zbadanie i ocena:
1) predyspozycji i umiejętności kandydata, gwarantujących prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków,
2) posiadanej wiedzy na temat zadań na stanowisku, o które ubiega się kandydat,
3. Wszyscy kandydaci odpowiadają na 3 jednakowe pytania.
4. Każdy członek Komisji podczas rozmowy przydziela kandydatowi punkty w skali od 0 do 5.
5. Zapisy ustępu 3 i 4 oraz § 9 nie mają zastosowania do kandydatów na stanowiska: audytora wewnętrznego oraz radcy prawnego. Weryfikacja kandydatów w takim przypadku następować będzie na podstawie przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej oraz w oparciu o informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych i posiadane doświadczenie zawodowe.

§ 12

1. W toku naboru Komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe i uzyskali największą liczbę punktów z testu merytorycznego i rozmowy kwalifikacyjnej.
2. Komisja przedstawia Dyrektorowi WUP do zatrudnienia kandydata/kandydatów, który/którzy uzyskał/uzyskali największą liczbę punktów z testu merytorycznego i rozmowy kwalifikacyjnej, z zastrzeżeniem ust. 4.
3. Liczba, o której mowa w ust. 1 nie może stanowić mniej niż 60% możliwej do uzyskania ilości punktów. W przypadku równej liczby punktów o wyborze kandydata decyduje Przewodniczący Komisji.
4. Jeżeli w WUP wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu na stanowiskach urzędniczych, z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych, przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie osób, o których mowa w ust. 1.

§ 13

1. Z przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze, sekretarz Komisji sporządza protokół, który podpisują wszyscy członkowie Komisji obecni na posiedzeniu. Protokół jest jawny.
2. Protokół zawiera w szczególności:
1) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych o ile do przeprowadzenia naboru stosuje się przepis § 12 ust. 4, przedstawianych Dyrektorowi WUP,
2) liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
3) informacje o zastosowanych metodach i technikach naboru,
4) uzasadnienie dokonanego wyboru,
5) skład komisji przeprowadzającej nabór.
3. Dokumentacja z przeprowadzonego naboru znajduje się w Wydziale Organizacji i Kadr.
4. Obsługę Komisji, niezbędne warunki związane z postępowaniem konkursowym oraz działalnością komisji zapewnia Dyrektor WUP.

§ 14

1. Ostateczną decyzję o zatrudnieniu kandydata na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, na które był prowadzony nabór, podejmuje Dyrektor WUP.
2. Kandydat wyłoniony w wyniku naboru, przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest przedłożyć aktualne zaświadczenie o niekaralności oraz orzeczenie lekarskie o zdolności do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
3. Dyrektor WUP na każdym etapie procedury naboru może bez podania przyczyn unieważnić nabór kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze.
4. W przypadku braku kandydatów lub niedokonania wyboru kandydatów na określone stanowiska ogłasza się kolejny nabór.

§ 15

1. Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o wyniku naboru tj. po zatrudnieniu wybranego kandydata lub zakończeniu procedury naboru w przypadku, gdy w jego wyniku nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata, jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej WUP oraz opublikowanie w BIP przez okres co najmniej 3 miesięcy.
2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera:
1) nazwę i adres jednostki,
2) określenie stanowiska,
3) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego,
4) uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko.
3. Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru istnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów, o których mowa w § 12 ust 1. Przepisy § 12 ust. 4 oraz § 14 stosuje się odpowiednio.

Rozdział III
Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi

§ 16

1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie naboru do zatrudnienia w WUP, dołącza się do jego akt osobowych.
2. Dokumenty aplikacyjne osób, które zostały umieszczone w protokole z naboru, są przechowywane zgodnie z obowiązującą w WUP instrukcją kancelaryjną.
3. Dokumenty aplikacyjne pozostałych osób biorących udział w procedurze naboru, w przypadku ich nieodebrania, po upływie miesiąca od daty upowszechnienia informacji o wyniku naboru, podlegają komisyjnemu zniszczeniu.
4. Z czynności niszczenia dokumentów aplikacyjnych sekretarz Komisji sporządza protokół, który podpisują wszyscy członkowie Komisji.

Rozdział IV
Postanowienia końcowe

§ 17

1. Niniejszy regulamin nie ma zastosowania w przypadku:
1) naboru pracowników samorządowych na stanowiska pomocnicze i obsługi, zatrudnienia pracowników na zastępstwo, w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego,
2) obsadzania stanowisk w ramach wewnętrznego ruchu kadrowego spowodowanego zmianami organizacyjnymi, przesunięciami pracowników i awansami.
2. Zatrudnianie na zastępstwo oraz na stanowiskach pomocniczych i obsługi, ma miejsce po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej kandydatów z Dyrektorem WUP.